Cómo organizar un evento exitoso sin morir en el intento

Cómo organizar un evento exitoso sin morir en el intento 

Organizar un evento es todo un desafío. Así sea convocar a una reunión familiar. Es como un rompecabezas. Las fechas no cuadran, la gente no confirma y cuando confirma luego no llegan. Así es la vida. 

Un día te levantas y tienes una idea. También mil ganas de hacerla realidad, pero cuando comienzas a convocar a las personas… ¡sorpresa!, todo se descontrola. 

Seguro esto te suena familiar. No te preocupes, no estás solo en esto. Es algo normal. Es más, la mayoría de los organizadores, desde productores de conciertos masivos hasta planeadores de ferias pequeñas, pasan por lo mismo.  

¡Pero, te tenemos una gran noticia! Con algo de orden, buen contenido y las herramientas adecuadas, para montar un evento exitoso no hay que explotarse la cabeza. Ni tampoco la billetera.

Consejos clave para que tu evento fluya como debe ser 

1. Ten clara la audiencia de tu evento

Puede sonar obvio, pero no lo es. Muchas veces organizamos pensando en lo que nos gustaría a nosotros. ¡Error!... es lo que le gusta al público. Primero haz un listado con las características de tu audiencia: ¿Edad? ¿Intereses? ¿Cuánto están dispuestos a pagar? ¿Qué redes sociales usan más? ¿Qué experiencias buscan? 

Conocer la gente y sus gustos es el primer paso para acertar con el contenido, el lugar, el precio de los boletos y la forma en que los vas a vender. 

2. Define una meta, no solo una fecha

Hay un error muy común que le pasa a muchas personas. Se enfocan solo en el día del evento y no en el propósito del evento. Cuál es el objetivo o meta. 

¿Quieres vender 100 boletos o 5.000 boletos? ¿Quieres posicionar una marca? ¿Probar un nuevo show? ¿Promocionar un producto? La meta ayuda a tomar mejores decisiones. 

Recuerda definir la prioridad principal. No te desenfoques en cosas que “suenan cool” pero que no aportan al evento.

3. Establece un presupuesto realista. Y deja un margen para emergencias

Los números no mienten, pero sí asustan. Los eventos siempre traen sorpresas, retrasos o imprevistos con los que no se contaba. 

Entre alquiler del espacio, equipo técnico, artistas, permisos, diseño gráfico, publicidad y el eterno “algo más que seguro se nos olvida”, los costos se disparan. 

Crea un presupuesto que contemple todo. Todo, es todo. Incluso, lo que parece insignificante como botellas de agua para los organizadores. Y sí, deja una reserva para imprevistos. Siempre llegan sin avisar. 

4. Vende boletos sin dramas, ni enredos, y de forma segura

Psss, psss…

Tip del día: aquí te apoya Vibolet. Ya te contamos cómo. 

Este es uno de los dolores más grandes de cabeza. Muchos lo hacen por WhatsApp. Otros controlan en hojas de Excel. Otros, simplemente anotan en un cuaderno, corriendo el riesgo que el perro se coma la hoja. 

Pero tranquilo, aquí es donde todo cambia con Vibolet. Porque con nuestra plataforma puedes: 

• Crear tu evento en minutos
• Configurar el look de tu evento
• Promocionar la compra de boletas con un link
• Ver en tiempo real cuántos boletos se han vendido
• Recibir pagos seguros y automáticos
• Validar entradas de asistentes desde la app

Lo mejor es que no tienes que ser un experto en tecnología para usarla. Cualquiera puede hacerlo. Porque la construimos pensando en gente real, como tú. Personas que buscan soluciones fáciles a problemas difíciles. 

5. Promociona el evento como si tu vida dependiera de eso

Tu evento puede ser el más épico del año, pero si nadie se entera, no sirve. Crea contenido visual atractivo y toma fotos llamativas. Usa las Redes Sociales para ampliar la difusión. Activa aliados, llama amigos, familiares y conocidos para que repliquen el mensaje. 

Si tienes el presupuesto, invierte en pauta digital. Aunque sea un poquito. Recuerda que a veces un buen video de 15 segundos hace mucho más que repartir 2.000 flyers en la calle. Sé muy estratégico pensando en la audiencia. 

Y también canaliza todo en una buena plataforma, como Vibolet. Que te ayuda a convertir la curiosidad de las personas en compra.  

6. Prepárate para el caos, pero todo bajo control

Siempre habrá caos. De eso puedes estar seguro. Gente que llega tarde, alguien que se olvida del micrófono, o un proveedor que no aparece. Pero si tienes tus bases bien cubiertas, podrás surfear cualquier ola.  

Mantén siempre la calma. El día del evento, horas antes de la apertura, haz un check-list de todo. Que todo esté al día para que no se presenten más retrasos durante la ejecución del evento. Y así, salga todo como lo planeado. 

Organizar eventos es para valientes 

Organizar eventos no es para cualquiera, pero si estás leyendo esto, seguro ya diste el primer paso. Tienes la pasión, la visión y estamos seguros que la capacidad de hacer que las cosas pasen. 

¿La clave? No hacerlo todo a la antigua. 

Deja que Vibolet te acompañe en el proceso. Nosotros nos encargamos de la boletería, tú te enfocas en que la experiencia sea inolvidable para los asistentes. 

Sí, montar un evento puede ser un caos. Pero con Vibolet el plan está listo, lo único que falta es elegirlo. 

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